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第26章 时间管理 提高工作效率的关键（第2页）

四、克服时间管理的常见障碍

（一）战胜拖延心理

1.分析拖延的原因

拖延往往是由多种因素导致的，常见的原因包括对任务难度的恐惧、缺乏明确的目标和计划、容易被外界干扰、自我要求过高导致的完美主义等。例如，面对一份复杂的项目报告撰写任务，因为担心自己写不好或者不知道从哪里入手，就一直拖着不想开始；或者在工作时，一会儿被手机消息吸引，一会儿又被同事的聊天打断，注意力难以集中，从而不断拖延工作进度；还有些人总是希望把工作做到尽善尽美，在细节上反复纠结，迟迟不能完成初稿，导致整体时间浪费在不必要的犹豫和修改上。

2.设定明确的启动与截止机制

为了克服拖延，要给自己设定明确的启动机制和截止机制。启动机制就是规定自己在某个具体时间点必须开始一项任务，不给自己找借口拖延的机会，比如每天上班后的第一件事就是先处理最重要且难度较大的任务，或者设定一个15分钟的倒计时，告诉自己在这15分钟内必须动手开始工作，一旦进入工作状态，往往就能持续下去。截止机制则是严格遵守之前设定的任务完成时间期限，到点了无论任务完成得如何，都先进行阶段性总结或者提交，避免陷入无休止的拖延中。

3.采用分解与奖励策略

将大任务分解成小任务的同时，可以为每个小任务的完成设置一些小奖励，激励自己按时完成任务，克服拖延心理。比如，完成一个小任务后允许自己休息5分钟、喝杯咖啡或者听一首喜欢的歌曲等，通过这种即时的奖励反馈，让自己感受到完成任务的成就感和乐趣，逐渐养成积极主动、按时完成工作的好习惯，提高时间利用效率。

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（二）应对干扰因素

1.外部干扰的处理

外部干扰主要来自于工作环境中的各种因素，如同事的打扰、频繁的会议、电话铃声、社交媒体的消息提醒等。对于同事的打扰，可以采用一些委婉的方式告知对方自己正在忙，比如在办公桌上放置一个“请勿打扰”的标识牌，或者在聊天软件上设置忙碌状态并说明自己大概多久之后有空；对于不必要的会议，可以与组织者沟通，判断是否真的需要自己参加，能不参加的尽量推脱；关闭手机和电脑上与工作无关的消息提醒，集中精力在工作时间段内处理重要事务，避免被外界信息频繁打断。

2.内部干扰的应对

内部干扰更多源于自己内心的杂念、情绪波动以及注意力不集中等问题。例如，在工作时脑子里总是想着其他生活琐事，或者因为前一天没休息好导致精神状态不佳，难以专注于工作内容。针对这些情况，可以通过一些放松和调节的方法来应对，如在工作前进行简单的冥想，排除杂念，让自己的思绪平静下来；合理安排作息时间，保证充足的睡眠，以良好的精神状态投入工作；采用番茄工作法，将工作时间划分为以25分钟为一个单位的时间段，每个时间段之间休息5分钟，在工作时段内专注工作，通过这种有节奏的工作方式提高注意力和工作效率。

（三）避免多任务并行

1.认识多任务并行的弊端

很多人认为同时处理多个任务能够提高工作效率，殊不知多任务并行往往会适得其反。人的注意力是有限的，在不同任务之间频繁切换会消耗大量的时间和精力在任务的重新聚焦和调整思维上，导致每个任务的完成质量下降，整体工作效率也大打折扣。例如，一边写报告一边回复邮件，写报告时思路可能会被回复邮件的内容打断，回复邮件时又需要重新回忆报告的思路，这样不仅报告写得慢，邮件回复也可能不够准确和周全。

2.专注于单项任务完成

为了提高效率，应当尽量避免多任务并行，而是专注于一项任务的完成，在完成一项任务后再开始下一项。可以按照之前设定的任务优先级顺序，逐个攻克任务，在处理每个任务时，将全部的注意力都集中在上面，排除一切干扰因素，像进入一个“沉浸式”的工作状态，这样往往能更快更好地完成任务，节省时间的同时也能保证工作质量。

五、利用有效的时间管理工具

（一）传统时间管理工具

1.纸质笔记本与日历

纸质笔记本是一种简单而实用的时间管理工具，我们可以将每天的工作任务、待办事项、重要的会议安排等记录下来，随时翻阅查看，还可以通过划掉已完成的任务来获得一种成就感，激励自己继续完成其他任务。日历则更适合用于规划长期的工作计划和重要的时间节点，比如标记项目的开始和结束日期、节假日、重要的业务活动等，通过日历能够一目了然地看到整个时间段内的工作布局，方便提前做好准备和安排。

例如，每天上班前打开纸质笔记本，将当天需要完成的任务按照优先级顺序罗列出来，每完成一项就划掉一项；同时，在日历上提前标注好下个月需要参加的行业研讨会、项目汇报的时间等，确保不会错过重要的活动和任务截止日期。

2.便签纸与任务清单

便签纸具有灵活性强的特点，可以将单个的任务或者临时想起的重要事项写在便签纸上，然后贴在显眼的位置，如电脑显示器边缘、办公桌前的墙上等，起到提醒自己的作用。任务清单则是将所有需要完成的任务汇总在一起，清晰地列出任务内容、优先级、预计完成时间等信息，方便我们对任务进行整体把控和排序。

比如，当接到一个紧急任务时，马上写在便签纸上贴在最容易看到的地方，确保不会因为忙碌而忘记；每周一制定一份本周的任务清单，按照重要性和紧急程度进行排序，每天对照任务清单来安排工作，让工作有条不紊地进行。

（二）电子时间管理工具

1.日程管理软件

市面上有许多功能强大的日程管理软件，如微软的Outlook、苹果的日历应用以及国内的朝夕日历、优效日历等。这些软件不仅可以方便地设置日程安排，还能设置提醒功能，通过声音、弹窗等方式提醒我们即将到来的任务和活动，避免遗忘。同时，它们大多支持多设备同步，我们可以在手机、电脑、平板等不同设备上随时随地查看和管理自己的日程，确保信息的一致性和及时性。

例如，使用朝夕日历软件，将每天的工作会议、拜访客户、撰写报告等任务都添加到日程中，设置好提前15分钟的提醒，这样即使在忙碌的工作中也不会错过重要的安排，而且可以根据实际情况灵活调整日程，如遇到会议推迟或者取消，能及时更新，保证整个时间规划的有序性。

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2.待办事项应用

待办事项应用也是非常受欢迎的时间管理工具，像滴答清单、奇妙清单（已更名为微软待办）、番茄ToDo等。它们可以帮助我们详细地记录待办事项，设置优先级、截止日期、重复周期等属性，还能对任务进行分类管理，如按照工作、生活、学习等不同板块分类，方便我们清晰地看到各个领域的任务情况。此外，有些待办事项应用还提供了统计分析功能，能够直观地展示任务完成情况、拖延情况等数据，帮助我们了解自己的时间管理效果，以便进一步优化。

比如，在滴答清单中，将工作中的任务根据项目进行分类，为每个任务设定好优先级和截止日期，每天打开应用就能看到当天需要优先完成的任务，完成一项后勾选确认，看着已完成任务的数量逐渐增加，会有一种满足感，同时也能根据统计图表分析出自己在哪些任务上容易拖延，针对性地改进时间管理策略。

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